SES.Hospedajes
zo registreer je je gasten in Spanje
Verhuur je een vakantiewoning in Spanje, dan ben je wettelijk verplicht de gegevens van elke gast door te geven aan het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken — binnen 24 uur na aankomst, via het portaal SES.Hospedajes. Geen uitzondering voor particuliere eigenaren, geen ondergrens, en boetes die flink kunnen oplopen. Op deze pagina staat precies wat je moet doen: welke gegevens je nodig hebt, hoe je je aanmeldt, hoe je het praktisch organiseert zonder dat je gasten zich bij de sleuteloverdracht in een politiebureau wanen, en waar het bij collega-verhuurders misgaat.
In dit artikel
- In het kort
- Wat is SES.Hospedajes precies?
- Voor wie geldt de verplichting?
- Let op: dit is níet het landelijke registratienummer
- Welke gegevens moet je verzamelen?
- Kinderen en minderjarigen
- De 24-uursregel in de praktijk
- Stappenplan: van nul naar je eerste melding
- Regionale uitzonderingen
- Het echte werk: de gegevens ophalen bij je gast
- AVG: wat je je gasten moet vertellen
- Boetes en controles
- Zes fouten die we steeds terugzien
- Checklist
- Veelgestelde vragen
In het kort
| Vraag | Kort antwoord |
|---|---|
| Wat is het? | Verplichte digitale melding van gastgegevens aan het ministerie van Binnenlandse Zaken |
| Wettelijke basis | Real Decreto 933/2021 |
| Verplicht sinds | 2 december 2024 |
| Voor wie? | Iedereen die betaald onderdak aanbiedt — ook één woning, ook particulier |
| Termijn | Binnen 24 uur na check-in |
| Bewaartermijn | 3 jaar |
| Boete | €100 tot €600.000, afhankelijk van de ernst |
| Uitzondering | Catalonië en Baskenland hebben een eigen systeem |
Dit artikel geeft algemene informatie, geen juridisch advies. Regels en interpretaties veranderen; laat je situatie bij twijfel toetsen door een Spaanse gestor of asesor. Laatst gecontroleerd: augustus 2026.
Wat is SES.Hospedajes precies?
SES.Hospedajes is het centrale digitale loket van het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken waar verhuurders de gegevens van hun gasten melden. Die melding heet in het Spaans het parte de viajeros (reizigersformulier), en het systeem als geheel het registro de viajeros. Je komt beide termen tegen zodra je Spaanse informatie opzoekt.
Het portaal verving op 2 december 2024 twee oudere systemen: Hospederías van de Guardia Civil en WebPol van de Policía Nacional. Papieren gastenboeken en losse regionale politieformulieren zijn daarmee verleden tijd.
De onderliggende regel is Real Decreto 933/2021 van 26 oktober 2021. Dat besluit werd drie jaar lang uitgesteld — daar komt veel van de verwarring bij eigenaren vandaan — maar geldt sinds december 2024 zonder overgangsperiode.
Waarom bestaat dit? Officieel: openbare veiligheid. In de praktijk speelt mee dat de gemelde check-ins vergeleken kunnen worden met wat platforms aan de Spaanse belastingdienst doorgeven. Een woning die veel boekingsinkomsten declareert maar nauwelijks gasten meldt, valt op.
Voor wie geldt de verplichting?
De regel is breder dan de meeste eigenaren denken. Je valt eronder als je:
- een vivienda de uso turístico verhuurt (VT, VUT, VFT, VV of hoe je regio het ook noemt), met of zonder platform
- een kamer in je eigen woning verhuurt — home sharing telt gewoon mee
- een villa, appartement, casa rural, camping, hostel of B&B exploiteert
- beheerder of property manager bent die namens eigenaren verhuurt
Er is geen minimumaantal. Eén gast per jaar activeert de verplichting al.
Drie misverstanden die veel voorkomen
- «Airbnb regelt dat toch?»Nee. Platforms zijn geen meldingsplichtige partij onder dit besluit. Airbnb vraagt in sommige gevallen een identiteitsbewijs, maar dat blijft binnen Airbnb en bereikt het ministerie niet.
- «Mijn beheerder doet het.»Alleen als dat zwart op wit staat. Zonder beheerovereenkomst waarin die taak expliciet is belegd, is de eigenaar de aangesproken partij bij een controle. Leg dit vast, ook als je het met familie of een buurvrouw regelt.
- «Ik verhuur alleen aan bekenden.»Zodra er betaling tegenover staat, is het hospedaje en geldt de meldplicht.
Let op: dit is níet het landelijke registratienummer
Sinds mei 2026 de meest gemaakte denkfout onder verhuurders
De Spaanse Hoge Raad vernietigde in mei 2026 de procedure van het landelijke registratienummer voor huurwoningen (het NRUA uit Real Decreto 1312/2024), omdat de centrale staat daar de bevoegdheid voor miste: de regio's hebben immers al hun eigen toeristische registers. Sommige eigenaren lazen die krantenkop en stopten met álles registreren. Dat is een dure fout, want het gaat om twee losstaande dingen.
| Onderwerp | Reizigersregister (SES.Hospedajes) | Landelijk registratienummer (NRUA) |
|---|---|---|
| Registreert | Elke gast, per verblijf | De woning als verhuurobject |
| Ministerie | Binnenlandse Zaken | Wonen |
| Regeling | Real Decreto 933/2021 | Real Decreto 1312/2024 |
| Status in 2026 | Volledig van kracht | Procedure vernietigd |
| Moet jij nog? | Ja, bij elke check-in | Nee — je regionale registratie blijft wél |
Je regionale toeristische registratienummer — in de Comunitat Valenciana het VT-nummer — blijft gewoon verplicht om te mogen verhuren en adverteren. Meer daarover in vakantiehuis verhuren in Spanje.
Welke gegevens moet je verzamelen?
De lijst werd met dit besluit flink uitgebreid ten opzichte van het oude papieren formulier. Grofweg drie blokken.
Per reiziger
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Volledige naam | Voornaam plus eerste en (bij Spaanse documenten) tweede achternaam |
| Geslacht | Man of vrouw |
| Geboortedatum | |
| Nationaliteit | Zoals op het document |
| Documenttype | Paspoort, DNI, NIE, verblijfsvergunning of ander document |
| Documentnummer | |
| Nº de soporte | Het steunnummer op Spaanse DNI en TIE — niet van toepassing op een Nederlands of Belgisch paspoort |
| Land van uitgifte | |
| Woonadres | Straat, plaats, land |
| Telefoon en e-mail | Contactgegevens |
| Parentesco | Familierelatie, alleen bij minderjarige reizigers |
Het nº de soporte is de meest gestelde vraag van Spaanse gasten en de meest gemaakte invulfout bij buitenlandse. Reist er niemand met een Spaans document, dan speelt het veld bij jou geen rol.
Per boeking en accommodatie
- Totaal aantal reizigers in het gezelschap
- Datum en tijd van aankomst — dit is het startpunt van je 24-uurstermijn
- Vertrekdatum
- Volledig adres van de accommodatie
- Contract- of boekingsreferentie; het boekingsnummer van je eigen website of het platform volstaat
- Datum van de boeking, en van de annulering als die er is
Betaalgegevens: de grijze zone
De letterlijke tekst vraagt om betaalmiddel, kaarthouder, kaartnummer en vervaldatum. Maar een volledig kaartnummer opslaan brengt je in PCI-DSS-gebied en botst met het minimalisatiebeginsel van de AVG. Twee regels die elkaar tegenspreken, en jij zit ertussen.
De praktijk die de Spaanse privacytoezichthouder AEPD en het gros van de adviseurs aanhouden: registreer het betaalmiddel, de naam van de betaler en alleen de laatste vier cijfers. Bij een bankoverschrijving het IBAN, bij contante betaling simpelweg dat het contant was.
Sla nooit volledige kaartnummers op in een spreadsheet of mailbox. Dat is geen grijze zone meer maar een AVG-overtreding, en het is precies wat bij een inspectie boven tafel komt.
Omdat gasten bij directe verhuur rechtstreeks aan jou betalen, weet je zelf altijd welk betaalmiddel is gebruikt — bij een boeking via een platform is dat vaak juist onduidelijk. Wat verhuren via die platforms verder kost, staat in kosten vakantiewoning verhuren.
Kinderen en minderjarigen
De praktische grens ligt bij 14 jaar:
- Onder 14 jaar. Geen eigen identiteitsbewijs vereist; kinderen hebben in Spanje pas vanaf die leeftijd een DNI-plicht. Ze tellen wel mee in het totale aantal reizigers op de boeking.
- 14 tot en met 17 jaar. Volledige registratie als reiziger, plus het veld met de familierelatie tot een volwassene op dezelfde boeking.
- 18 jaar en ouder. Normale registratie.
Ontbreekt het veld met de familierelatie bij een minderjarige, dan wordt de melding vaak geweigerd. Dat is een van de makkelijkst te vermijden afkeuringen — en tegelijk een van de meest voorkomende, omdat het veld nieuw is ten opzichte van het oude formulier.
Over de vraag hoeveel je precies van kinderen onder de 14 moet meesturen lopen adviseurs uiteen. Volg in geval van twijfel wat het portaal zelf van je vraagt bij het invullen: dat is leidend voor wat wordt geaccepteerd.
De 24-uursregel in de praktijk
Twee termijnen om te onthouden: melden binnen 24 uur na de check-in en bewaren gedurende drie jaar.
De klok start bij de aankomst van de gast, niet bij de boeking. Komt je gast vrijdag om 22:00 aan, dan heb je tot zaterdag 22:00. Werk je met een vaste routine — bijvoorbeeld elke ochtend om negen uur alles van de vorige dag melden — dan zit je bij late aankomsten dus krapper dan je denkt. Bij een aankomst om 22:00 op vrijdag is de melding op zondagochtend te laat.
Strikt genomen kent het besluit twee meldmomenten: ook de boeking zelf (en een eventuele annulering) hoort binnen 24 uur na totstandkoming te worden doorgegeven, naast het parte bij de aankomst. Bij platformboekingen ligt dat eerste deel bij het platform; verhuur je direct, dan ligt het bij jou. In de praktijk ligt de handhaving vrijwel volledig op het aankomstdeel, maar het is goed om te weten dat het venster formeel al bij de boeking begint.
Wat in de praktijk gesanctioneerd wordt, is een patroon. Een incidentele overschrijding door een storing, met bewijs van je leverancier erbij, leidt zelden tot een boete. Structureel 36 tot 48 uur erover, of helemaal niet melden, wel.
Praktische route: verzamel de gegevens ruim vóór aankomst, en meld zodra de gast binnen is. Dan is die 24 uur nooit spannend en hoef je op de dag zelf alleen nog te bevestigen dat er niemand extra is meegekomen.
Van nul naar je eerste melding
- Regel je digitale identificatieJe hebt een certificado digital of Cl@ve nodig op naam van de eigenaar of de vennootschap. Voor Nederlandse eigenaren zonder Spaans woonadres is dit vaak de grootste hobbel, en het duurt makkelijk één tot twee weken. Begin hier, niet bij de rest. Heb je een gestor in Spanje, dan kan die dit meestal regelen of met een volmacht namens je handelen.
- Meld je aan als sujeto obligadoRegistreer je accommodatie in het portaal. Je hebt nodig: NIE of NIF van de eigenaar (of CIF van je vennootschap), het volledige adres, het type accommodatie en de autonome regio, je regionale toeristische licentienummer, de maximale capaciteit in personen en de contactgegevens van wie de meldingen doet.
- Kies je aanlevermethodeVoor één of twee woningen volstaat het webformulier. Bij meerdere objecten wordt een bestandsupload of een koppeling via je software interessanter.
- Verzamel de gastgegevens vóór aankomstDit is het deel dat de meeste tijd kost. Zie de volgende paragraaf.
- Meld binnen 24 uur na de check-inVoer de gegevens in of upload je bestand.
- Bewaar het ontvangstbewijsElke melding levert een elektronisch ontvangstbewijs (acuse de recibo) op. Download die pdf en bewaar hem geordend per boeking, drie jaar lang. Bij een controle is dat je enige bewijs dat je op tijd was.
Regionale uitzonderingen
SES.Hospedajes dekt het grootste deel van Spanje, inclusief de hele Costa Blanca, de Costa del Sol, de Balearen en de Canarische Eilanden. Twee regio's hebben een eigen politiekorps met een eigen kanaal:
- Catalonië — Mossos d'Esquadra, via het eigen Registre de Viatgers
- Baskenland — Ertzaintza, eigen systeem
Verhuur je in Barcelona, aan de Costa Brava of in Baskenland, dan gebruik je dus niet het portaal van het ministerie. Verhuur je in Moraira, Calpe, Jávea, Altea, Dénia of elders in de provincie Alicante, dan wel. De meldplicht zelf en de termijn van 24 uur gelden overal.
Het echte werk: de gegevens ophalen
Het invoeren in het portaal duurt tien minuten. Het achterhálen van tien velden per persoon bij een gezin van vijf, twee dagen voor aankomst, via WhatsApp, in drie talen — dat is waar de tijd verdwijnt. Reken op een kwartier tot twintig minuten per boeking als je het handmatig doet. Bij honderd boekingen per jaar is dat een volledige werkweek.
Daar komt bij dat WhatsApp geen passend kanaal is voor identiteitsgegevens, en dat het standaard opvragen van foto's van paspoorten door de AEPD als bovenmatig wordt gezien. Je hebt de gegevens nodig, niet per se een afbeelding van het document.
Zo werkt het in Casa Hero
In je beheerpaneel vind je onder Gastinformatie een registratielink die je met je gast deelt, bijvoorbeeld bij de boekingsbevestiging. Je gast vult op zijn eigen telefoon de gegevens in van iedereen vanaf 14 jaar, in het Nederlands, Engels of Spaans — het formulier schakelt automatisch mee.
- De velden staan in dezelfde volgorde en met dezelfde benamingen als het portaal ze vraagt, inclusief het nº de soporte en het land van uitgifte
- Je gast voegt zelf reisgenoten toe, dus je krijgt het hele gezelschap in één keer binnen
- Je ontvangt bericht zodra de registratie binnen is en neemt de gegevens over in SES.Hospedajes
- Maak je een nieuwe link aan, dan vervalt de oude automatisch — handig na afloop van een verblijf
Geen WhatsApp-gepuzzel, geen losse foto's in je fotorol, en je gast ziet meteen waarom de gegevens gevraagd worden. De melding zelf doe je met je eigen digitale certificaat: die verplichting is wettelijk aan jou als eigenaar gekoppeld en kan niet zomaar worden overgedragen.
Alles voor je verhuur op één plek
Casa Hero geeft je een eigen boekingswebsite met kalender, aanvragen, gastcommunicatie en de registratielink voor je Spaanse gastenregistratie. Vast bedrag per maand, geen commissie per boeking.
AVG: wat je je gasten moet vertellen
Je verwerkt hier identiteitsgegevens, dus je privacyverklaring moet kloppen. De grondslag is geen toestemming, maar het voldoen aan een wettelijke verplichting. Dat heeft twee gevolgen die verhuurders vaak verrassen: een gast mag niet weigeren — geeft hij zijn gegevens niet, dan mag je hem niet ontvangen — en het recht op verwijdering is hier beperkt, want de bewaartermijn van drie jaar is voorgeschreven.
Vermeld in je privacyverklaring in elk geval:
- dat de gegevens worden doorgegeven aan het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken op grond van Real Decreto 933/2021
- de bewaartermijn van drie jaar
- wie de verwerkingsverantwoordelijke is: jij of je vennootschap
- welke partijen als verwerker optreden, zoals je boekingssoftware
- de rechten van de gast en hoe die uit te oefenen zijn
Raken er gegevens kwijt door een hack, diefstal of een verkeerd verstuurde mail, dan heb je 72 uur om dat te melden bij de toezichthouder. Boetes voor een niet-gemeld datalek liggen doorgaans hoger dan die voor de gastenregistratie zelf.
Boetes en controles
| Categorie | Bedrag | Typische aanleiding |
|---|---|---|
| Licht | €100 – €600 | Vormfouten, incidentele vertraging, onvolledige velden |
| Ernstig | €601 – €30.000 | Gast helemaal niet melden, gegevens niet bewaren, gegevens vervalsen |
| Zeer ernstig | €30.001 – €600.000 | Structureel of grootschalig verzuim, tegenwerken van een inspectie |
Particuliere eigenaren met één woning belanden in de praktijk in de onderste categorieën. Bij beheerders met een portefeuille wordt sneller een patroon zichtbaar, en dan lopen de bedragen op.
Wat een controle uitlokt, in volgorde van waarschijnlijkheid: een kruiscontrole met de belastingdienst waarbij je gedeclareerde inkomsten niet stroken met het aantal gemelde check-ins; een klacht van buren of van een gast; een steekproef in een druk verhuurgebied; of een andere inspectie die wordt uitgebreid.
Waar het in de praktijk misgaat
- Alleen de boeker registrerenAlle reizigers vanaf 14 jaar moeten erin, niet alleen degene die reserveerde.
- Denken dat het platform het regeltDat doet het niet, in geen enkel geval.
- Paspoortkopieën los bewarenOnversleutelde documentfoto's in je fotorol of clouddrive zijn een AVG-overtreding die bij dezelfde inspectie boven tafel komt.
- Het landelijke registratienummer en dit register verwarrenSinds mei 2026 de nieuwste klassieker; zie hierboven.
Twee kleinere die er vaak bij horen: meldingen laten ophopen, terwijl de 24 uur per gast loopt en niet per week, en de ontvangstbewijzen niet bewaren. Zonder acuse heb je bij een controle geen enkel bewijs dat je op tijd was.
Je checklist
Eenmalig, vóór je eerste gast
- Certificado digital of Cl@ve op naam van de eigenaar
- Regionaal toeristisch registratienummer actief
- Aanmelding als sujeto obligado in het portaal afgerond
- Aanlevermethode gekozen
- Privacyverklaring aangevuld met de wettelijke grondslag en de driejaarstermijn
- Gastenformulier ingericht en getest op je eigen telefoon
Bij elke boeking
- Registratielink naar de gast, een paar dagen vóór aankomst
- Gegevens van álle reisgenoten binnen, inclusief de familierelatie bij minderjarigen
- Betaalmiddel vastgelegd; de laatste vier cijfers volstaan
- Melding gedaan binnen 24 uur na aankomst
- Ontvangstbewijs gedownload en opgeborgen
Doorlopend
- Gegevens en bewijzen drie jaar bewaren, daarna verwijderen
- Weten wat je doet als er onverhoopt gegevens uitlekken
Eén keer goed inrichten kost je een middag. Daarna is het per boeking een linkje versturen en tien minuten overtypen — en dat is een stuk prettiger dan een gesprek met een inspecteur over waarom je gastenboek leeg is.
Alles over de Spaanse gastenregistratie
Ja. Real Decreto 933/2021 kent geen ondergrens en maakt geen onderscheid tussen professionele en particuliere verhuur. Eén betalende gast per jaar is genoeg om de meldplicht te activeren. Ook wie een kamer in de eigen woning verhuurt, valt eronder.
Binnen 24 uur na de check-in van de gast. Die termijn start bij aankomst, niet bij de boeking. Komt je gast vrijdag om 22:00 aan, dan heb je tot zaterdag 22:00. Werk je met een vaste meldronde in de ochtend, houd er dan rekening mee dat late aankomsten daardoor krap kunnen uitkomen.
Nee. Platforms zijn geen meldingsplichtige partij onder dit besluit. Airbnb vraagt in sommige gevallen een identiteitsbewijs, maar die gegevens blijven binnen Airbnb en bereiken het ministerie niet. De melding bij SES.Hospedajes blijft de verantwoordelijkheid van de eigenaar of beheerder.
Van alle reizigers vanaf 14 jaar, niet alleen van degene die de boeking plaatste. Kinderen onder de 14 hebben geen eigen identiteitsbewijs nodig, maar tellen wel mee in het aantal reizigers. Staat er een minderjarige op de boeking, dan hoort daar het veld met de familierelatie tot de begeleidende volwassene bij.
Drie jaar vanaf de melding, samen met de elektronische ontvangstbewijzen. Daarna moet je de gegevens verwijderen of anonimiseren. Die bewaartermijn staat in het besluit en is dus geen eigen keuze, ook niet als een gast om verwijdering vraagt.
Het sanctieregime loopt via de Ley Orgánica 4/2015. Lichte overtredingen zoals vormfouten en incidentele vertraging vallen in de categorie van 100 tot 600 euro. Een gast helemaal niet melden of gegevens niet bewaren geldt als ernstig, met bedragen tot 30.000 euro. Structureel of grootschalig verzuim kan daarboven uitkomen. In de praktijk kijkt een inspectie vooral naar een patroon, niet naar een enkele incidentele misser.
Het is niet verboden, maar wel afgeraden. WhatsApp geldt niet als een passend kanaal voor identiteitsgegevens, en de Spaanse privacytoezichthouder AEPD ziet het standaard opvragen en bewaren van documentkopieën voor dit doel als bovenmatig. Je hebt de gegevens nodig, niet per se een afbeelding van het document. Een beveiligd formulier is zowel makkelijker als beter verdedigbaar.
Nee, dat zijn twee losse verplichtingen. Je regionale toeristische registratienummer, zoals het VT-nummer in de Comunitat Valenciana, heb je nodig om überhaupt te mogen verhuren en adverteren. SES.Hospedajes gaat alleen over het melden van je gasten per verblijf.
De meldplicht wel, het kanaal niet. Catalonië werkt met een eigen systeem van de Mossos d'Esquadra, en Baskenland met dat van de Ertzaintza. In de rest van Spanje, inclusief de hele Costa Blanca, de Costa del Sol, de Balearen en de Canarische Eilanden, loopt het via SES.Hospedajes.
Nee, en die verwarring is duur. De Spaanse Hoge Raad vernietigde in mei 2026 de procedure van het landelijke registratienummer voor huurwoningen (NRUA). Dat gaat over het registreren van de wóning en valt onder een ander ministerie. Het reizigersregister uit Real Decreto 933/2021 is een aparte regeling en blijft onverkort van kracht.